phần 1, Blog Vmax đã gửi đến các bạn những chia sẻ thiết thực nhất để có một buổi họp thành công và hiệu quả. Để tiếp nối phần 1, phần 2 này chúng tôi sẽ tiếp tục đưa đến cho các bạn những lời khuyên cũng như những tips về một buổi họp chuyên nghiệp là như thế nào, mời các bạn theo dõi qua bài viết sau đây:

Kết thúc đúng lịch đã hẹn

Kết thúc đúng thời gian dự kiến cũng quan trọng không kém gì thời gian bắt đầu cuộc họp. Như đã nói ở trên, nếu bạn đúng giờ thì cuộc họp của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều lần. Đừng vì lí do nội dung quá dài hoặc có nhiều vấn đề phát sinh nên cuộc họp kết thúc trễ hơn dự định, vì quĩ thời gian của mọi người rất quí báu nên chúng ta nên biết cách sắp xếp sao cho thật hợp lí, đừng để những người trong cuộc họp cảm thấy phiền hà và khó chịu nhưng không thể ra về. Hãy chủ động trong việc kiểm soát thời gian, bạn có thể đẩy nhanh tiến độ cuộc họp lên một chút nếu như các vấn đề phát sinh xảy ra quá nhiều, miễn sao đầy đủ, súc tích và đúng chủ đề vậy là được.

Theo những nghiên cứu về các buổi họp trong công ty, chúng ta thường có thói quen mặc định thời gian cho một buổi họp phải tối thiểu là 60’.Tuy nhiên, có những nội dung cuộc họp rất ngắn và chúng ta cố tình kéo dài dây dưa cho đủ thời gian, như vậy sẽ làm tốn rất nhiều thời gian của những người tham gia, cố gắng đẩy nhanh mọi thử nhất có thể, bạn vừa tiết kiệm thời gian, mọi người còn cảm thấy vui vì điều đó.

 Bám sát chủ đề và mục tiêu

Như những gì chúng tôi đã nói ở trên, một cuộc họp cần có bảng liệt kê chi tiết những nội dung vừa giúp cho người họp nắm bắt được ngay những gì đang diễn ra vừa giúp cho người lãnh đạo không bị lan man trong nội dung cần nói.

Đôi khi, trong một cuộc họp sẽ có rất nhiều những luồng ý kiến khác nhau và người dẫn dắt cuộc họp nhiều lúc sẽ muốn đi sâu vào vấn đề thành ra nói lan man mà chưa đưa ra được kết luận cuối cùng. Bám sát những gì có trong nội dung và phát triển chúng ra nhưng cũng nên nhớ là đi đúng chủ đề nhé! Nếu ý kiến của một người nào đó làm cuộc họp bị trì hoãn nhưng lại không đúng chủ đề thì hãy khéo léo nhắc khéo họ và đề nghị sẽ có một buổi họp khác về vấn đề đó sau. Mỗi doanh nghiệp, công ty đều có hàng tram, hàng ngàn việc để giải quyết nhưng chúng ta không thể giải quyết chúng cùng một lúc, nên biết phân chia cho thật hợp lí nhất.

Luôn làm theo châm ngôn “đúng người- đúng lúc-đúng việc”

Tổng kết sau khi đã thảo luận

Một cuộc họp sẽ trở nên vô nghĩa nếu như chúng ta không có sự tổng kết sau khi đã trình bày nội dung, mọi người tham dự cuộc họp sẽ cảm thấy bị bối rối và lưỡng lự không biết nên làm gì tiếp theo. Tổng kết lại mọi thứ và đưa ra hướng giải quyết cho tương lai là những điều bạn cần làm khi muốn kết thúc một cuộc họp.

Mọi người sẽ bắt đầu nêu ra những điểm khó hiểu và vô lí trong những cuộc họp sau đó nếu như cuộc họp kì này của bạn không có phần tổng kết kết thúc. Đừng quên mục cuối cùng này nhé!

Bạn sẽ tổ chức một cuộc họp cực kì thành công nếu như biết áp dụng hết tất cả những qui tắc vừa nêu trên đây. Chúc bạn sẽ lấy được sự thăng bằng trong những cuộc họp trong công ty.

Đăng ký theo dõi VmaxBlog để nhận thêm nhiều thông tin về kĩ năng văn phòng.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here