Khi lựa chọn một hoặc nhiều sản phẩm từ nhà cung cấp phục vụ mục đích của công ty, chắc hẳn không ít các bộ phận thu mua phải đau đầu vì không biết mình nên ưu tiên mua sản phẩm như thế nào là hợp lý. Bài viết này sẽ dẫn ra một số chỉ tiêu giúp bạn tóm gọn lại những chỉ tiêu cần lưu ý khi mua hàng cho doanh nghiệp của mình.

Ngân sách đưa ra

Mặc dù hầu như ngân sách công ty đưa xuống cho bộ phận thu mua thường được đề xuất chủ yếu từ chính phòng ban này, tuy nhiên, việc hoạch định ngân sách để được cấp trên cho duyệt chưa bao giờ là vấn đề dễ dàng, bạn phải đưa ra ngân sách phù hợp với chiến lược mua hàng để tối ưu hóa chi phí đầu ra. Ngoài ra,ở một số công ty thì việc hoạch định ngân sách không đến trực tiếp tự bộ phận thu mua mà có thể đến từ phòng ban khác.

Vì vậy, đừng vì sở thích hay thói quen mua hàng cá nhân của mình mà “vung tay quá trán” cho việc mua hàng hay siết chặt chi phí dẫn đến giảm chất lượng hàng hóa nhập về.

Giá cả hàng hóa

Người xưa thường có câu “tiền nào của nấy”. Tuy nhiên, ở thời đại mà thông tin giá cả đều bị nhiễu loạn, sẽ rất khó để chọn được mức  giá tương thích với chất lượng sản phẩm. Vậy nên, hãy cẩn thận tham khảo bảng giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để xác định được mức giá chung của thị trường, sau đó là đánh giá mức độ uy tín từ nhà cung cấp để xác định xem mức giá được đưa ra có tương ứng với chất lượng mình đang tìm kiếm. Ngoài ra, hãy tìm những nhà cung cấp công khai giá cả từng sản phẩm để giúp bạn giảm thiểu thời gian tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm cần mua.

Thêm vào đó, để tránh bị ảnh hưởng bởi các thông tin sai lệch, bạn có thể hỏi thông tin từ những người cùng ngành tại các cộng đồng cung ứng hoặc từ các mối quan hệ hiện có, thậm chí có thể đến tận nơi sản xuất và trưng bày sản phẩm để tìm hiểu chi tiết về sản phẩm trước khi đưa ra quyết định.

Chất lượng sản phẩm

Hãy thử hình dung bạn mua một chiếc máy in cho công ty và mọi người vô cùng hào hứng vì nó giúp giảm thiểu lượng làm việc cũng như đỡ mất thời gian in ấn thêm bên ngoài. Và 2 ngày sau đó thì chiếc máy này gặp trục trặc, mọi người trong công ty rối tung lên, công việc trì trệ liên tục?
Chất lượng sản phẩm là yêu cầu tối thiểu trong khâu mua hàng từ nhà cung cấp, nhất là với những mặt hàng đắt tiền, hàng công nghệ – điện tử. Các chương trình khuyến mãi hay thông tin ca ngợi chất lượng sản phẩm không nên là yếu tố quyết định trong việc đánh giá kiểm duyệt chất lượng những sản phẩm mà nhà cung cấp đưa ra. Cũng như việc đánh giá mức giá sản phẩm, bạn cần thu thập đầy đủ thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp hiện tại qua nhiều nguồn thông tin như đồng nghiệp, đối tác, bạn bè hay qua trải nghiệm thực tế của mình để có thể đưa ra được đánh giá chuẩn xác nhất.

Ngoài ra, bạn có thể tìm đúng một nhà cung cấp có thể tổng hợp được đủ loại mặt hàng mà bạn mong muốn và tập trung đánh giá nhà cung cấp đó để giảm thiểu thời gian tìm kiếm và đánh giá chất lượng những sản phẩm mình cần tìm. Đương nhiên, việc đánh giá một nhà cung cấp cũng cần phải có quá trình đánh giá cẩn thận và mất nhiều thời gian; tốt hơn hết, bạn nên hiểu rõ những tiêu chí trong việc đánh giá nhà cung cấp để có thể chuẩn bị tốt cho sự lựa chọn của mình

Nhà cung cấp có thể tổng hợp được đủ loại mặt hàng có thể được gọi tắt là nguồn cung duy nhất. Ở thời đại công nghệ 4.0, nguồn cung duy nhất là giải pháp sinh tồn của các doanh nghiệp.

Tính năng, mục đích sử dụng

Một chỉ tiêu cơ bản khác trong việc chọn lựa sản phẩm cho doanh nghiệp chính là tính năng và mục đích sử dụng sản phẩm. Thông thường, một sản phẩm được yêu cầu thu mua thường có nhiều tính năng không cần thiết hoặc thiếu tính năng cần thiết cho tương lai do bộ phận yêu cầu thường không quan tâm đến việc sản phẩm đó sẽ được dùng như thế nào. Ví dụ, phòng ban marketing yêu cầu mua máy in thường sẽ muốn máy đời mới có đầy đủ tính năng in ấn, fax, scan, photocopy nhưng đôi khi, yêu cầu công việc lại không thực sự cần dùng máy để fax hoặc photocopy; trong khi phòng sản suất có thể yêu cầu máy photocopy mạnh nhưng lại không đề cập đến việc phải có tính năng in. Nhiệm vụ của bộ phận cung ứng lúc này sẽ là cân bằng giữa ngân sách và việc lựa chọn các tính năng cần thiết cho sản phẩm để mua đúng sản phẩm thiết thực cho doanh nghiệp của mình.

Bên cạnh đó, đôi lúc bạn sẽ cần phải cân nhắc thêm việc một vài tính năng phụ của sản phẩm sẽ có những ảnh hưởng nhất định cho doanh nghiệp của bạn, như tính năng bảo mật thông tin của máy in, hay tính năng kết nối wifi của máy để có thể đưa ra lựa chọn sản phẩm cho phù hợp nhất. Đối với các sản phẩm có độ phức tạp cao như máy móc công nghệ, tốt nhất nên bạn nên tham vấn thêm từ bộ phận kỹ thuật của công ty hoặc từ đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của các nhà cung cấp có kinh nghiệm lâu năm để được tư vấn những sản phẩm có tính năng nằm ngoài sự hiểu biết của mình.

Chính sách khuyến mãi, chính sách hậu mãi

Bên cạnh các chỉ tiêu về ngân sách, giá cả, chất lượng và tính năng sản phẩm, bô phận cung ứng sẽ phải cân nhắc một chỉ tiêu thiết yếu khác khi mua sắm cho doanh nghiệp – dịch vụ chăm sóc khách hàng. Khác với việc mua sắm cho cá nhân, việc mua sắm cho doanh nghiệp sẽ luôn chịu sự giám sát và đánh giá từ nhiều phía như đồng nghiệp, người dùng hay cấp trên. Do đó, nếu phải lựa chọn một sản phẩm giá thấp không dịch vụ bảo hành hay dịch vụ chăm sóc khách hàng kém với việc chọn một sản phẩm giá cao hơn nhưng được bảo hành tận nơi, sửa chữa tức thời, bạn chắc chắn sẽ phải đưa chất lượng dịch vụ lên cán cân nặng hơn.

Thuộc bộ phận cung ứng, hẳn bạn cũng đã gặp qua các trường hợp khi mua hàng về rồi kiểm tra mới thấy hàng bị một vài lỗi nhỏ, khi yêu cầu được đổi hoặc sửa chữa thì lập tức bị từ chối hoặc bị trì trệ không có ý muốn hợp tác hỗ trợ, vì lý do hết sức đơn giản là bạn đã mua sản phẩm đó rồi thì họ không chịu bất cứ trách nhiệm nào cả; và chi phí sửa chữa cho mặt hàng đó đôi khi còn lớn hơn mức chi phí mà bạn đã có thể bỏ ra cho một sản phẩm giá cao hơn tại một nhà cung cấp tốt hơn. Là một nhân viên thu mua cho doanh nghiệp, bạn nên hiểu rằng giá cả chỉ là miếng mồi câu béo bở nhưng rỗng ruột của những nhà cung cấp có tên nhưng không có tuổi, còn dịch vụ hậu mãi mới là những con cá thơm ngon mà các nhà cung cấp lớn đang chờ bạn tìm ra.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần cập nhật liên tục thông tin về chương trình khuyến mãi cho doanh nghiệp của mình. Báo cáo của nhiều doanh nghiệp cho thấy các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho hoạt động kinh doanh đem lại rất nhiều nguồn lợi quan trọng về tài chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng sẽ thu mua được sản phẩm với giá tốt trong các chương trình khuyến mãi vì các nhà cung cấp nhỏ lẻ sẽ luôn có các mánh khóe khuyến mãi để khiến bạn chi tiêu nhiều hơn so với thực tế.

Vì vậy, hãy lưu ý tận dụng những chương trình khuyến mãi dùng để tri ân khách hàng của các nhà cung ứng lớn và uy tín để đạt được sự tối ưu trong ngân sách thu mua mà bạn mong muốn.

Kết luận

Việc tìm đúng sản phẩm từ nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp có bước đà vững chắc trong quá trình xây dựng chuỗi cung ứng hoàn hảo. Ngược lại, nhà cung ứng không uy tín sẽ gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp.

Nắm được sản phẩm tốt trong tay, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn đang có rất nhiều ưu thế cạnh tranh. Tuy nhiên, đừng để sự chủ quan này làm cho bạn mất đi sự đề phòng những rủi ro ẩn chứa xung quanh công việc. Đọc bài viết  “5 rủi ro từ nhà cung cấp làm giảm sút của hiệu quả bộ phận cung ứng” để nắm bắt tốt hơn cũng như giảm thiểu những rủi ro mà bộ phận cung ứng của bạn dễ dàng mắc phải.

Sign up để nhận Ebook Nguồn cung duy nhất – Giải pháp sống còn cho bộ phận purchasing thời đại 4.0​

 

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here